「 バックオフィス 」あるいは「 バックオフィスDX 」、多くの企業で使用されるこの言葉は、一見目立たない存在かもしれません。しかし、バックオフィス担当者の人たちは、企業の日常の運営を支え、その成長と安定をもたらす役割を担っています。直接的な収益を生み出す部門とは異なり、バックオフィスの業務は顧客の目に触れることは少ないかもしれませんが、その存在なしでは企業の基盤は崩れてしまうのでしょう。今回は、この「影のヒーロー」とも称されるバックオフィスについて、その重要性と役割を詳しく解説していきます。
バックオフィス とは
「 バックオフィス 」とは 、企業の日常の運営をサポートする役割を持つ部門や業務の総称です。一般的に、直接的な収益を生む部門、例えば営業や製造部門とは異なり、経理、人事、総務、ITサポートなどの業務を担当する部門を指します。これらの業務は、企業活動の裏側で行われるため、顧客の目に触れることは少ないかもしれません。しかし、その存在なしでは、企業の安定した運営や成長は実現できないものです。
バックオフィス業務 といえば、経理部門では、収益や支出の管理、財務報告、税務処理など、企業の財務健全性を保つための業務です。一方、人事部門では、新しい人材の採用から、教育、評価、労務管理に至るまでの業務を担当し、従業員の満足度や生産性の向上を目指します。また、総務部門におけるバックオフィス業務は、オフィスの日常運営、設備管理、法的手続きなど、企業活動を支える多岐にわたる業務を担当します。これらの部門は、企業の基盤を築き、日々の業務をスムーズに進めるための支援を行っています。そのため、バックオフィスの価値は計り知れないものとなっています。
現在の日本国内企業の バックオフィス における課題
近年、日本の企業の中には、急速なビジネス環境の変化に対応するために、効率化やデジタル変革を進めているところが増えてきました。しかしながら、多くの企業におけるバックオフィスの業務は、依然として伝統的な方法に固執しているのが現状です。
この伝統的手法の継続は、多くの非効率や問題点を生んでいます。特に、紙ベースでの業務処理や旧式のITシステムを使用したデータ管理は、人間的なミスを招きやすく、結果的に業務の遅延やデータの不整合を引き起こすリスクが高まります。さらに、これらの手法は時間とコストを非常にかかるため、企業全体の生産性の低下を招く恐れがあります。
また、現代の企業では、情報の共有や問い合わせへの迅速な対応が求められていますが、従来の手段では限界があります。例えば、メールや電話では反応が遅く、情報が散逸してしまうことがあります。また、社内の業務効率を向上させるためには、社員間のコミュニケーションや情報共有の改善が必要です。
結果として、これらの伝統的な手法や古いシステムに依存し続けることは、企業の競争力を低下させ、成長の機会を逃してしまうリスクが高まります。それゆえ、バックオフィスの業務改革やデジタル変革は、今後の企業経営において避けては通れない課題となっています。
バックオフィスDX でその全ての課題を一気に解決
DX、すなわちデジタルトランスフォーメーションは、デジタル技術を活用して業務の効率化や変革を図るアプローチを指します。それに基づき、バックオフィスDX は、DXを バックオフィス業務 に導入することで、上記のような課題を解決する方法です。例えば、AIを活用した自動化や、クラウドベースのシステム導入により、データの入力ミスを減少させるとともに、業務の効率化を実現します。これにより、企業は バックオフィスの業務 にかかるコストや時間を大幅に削減することができます。
日本では、最初に バックオフィスDX の道を切り開いたのは Guide Bot という電子文書検出AIだと言われています。Guide Bot は、効率的で柔軟なコミュニケーションツールとして、組織内の情報（特定情報）源の絞り込みから、情報源を特定し、内容の要約からファイルの検出をするなど、バックオフィスのＤＸツールとしてさまざまな目的に活用することができます：
Guidebot の活用範囲拡大企画
- 社内規則や手続きの検索
社内のルールや手続きに関する情報を効率的に検索し、従業員が必要な情報に簡単にアクセスできます。
- 書類の検索と要約
電子書類の中から特定の情報や文書を効率的に検索し、要約された結果を提供します。例えば、契約書や報告書などの特定のキーワードや文脈に基づく検索が可能です。
- 業務プロセスのガイド
組織内のさまざまな業務プロセスや手続きに関するガイドを提供します。新入社員の研修や業務フローの把握、効率化などに役立ちます。
- FAQ（よくある質問）の検索と回答
カスタマーセンターやサポートチームが保有するFAQ情報を検索し、迅速かつ正確な回答を提供します。ユーザーが質問を入力すると、Guide Bot が適切な回答を提供することができます。
- 緊急事態対応マニュアル
災害や緊急事態などの状況下で、従業員が緊急時の手順や対応方法を素早く検索できるマニュアルを作成することができます。Guide Botを使用することで、従業員は自然な会話形式で必要な情報を簡単に入手できます。
- 取扱説明書
製品やサービスの取扱説明書を「Guide Bot」の学習データとして追加することで、顧客やユーザーが製品の使い方やトラブルシューティングに関する情報を簡単に検索できるようになります。ユーザーは自然な会話形式で問い合わせや質問をGuide Botに投げかけることで、適切な回答や解決策を得ることができます
